مقدمه

با سلام

شاید برای شما هم پیش آمده که بخواهید برای افراد زیادی دعوتنامه و یا یک برگه حاوی اطلاعات متفاوت(مانند احکام کارگزینی، گواهی آموزشی و ….) چاپ کنید. به عنوان یک مثال ساده، دعوتنامه را در نظر بگیرید که متن برای همه افراد یکسان است و فقط “مخاطب” تفاوت دارد.

ابتدایی ترین راه این است که در یک فایل ورد بصورت دستی مخاطبین را تایپ و پرینت بگیریم، فرض کنیم دعوتنامه مربوط به 300نفر باشد و با این روش باید 300 بار اسامی مختلف را تایپ و چاپ بگیریم که این کار جدای از زمان بر بودن، بسیار کسل کننده خواهد بود.

یک مثال دشوارتر، فرض کنید برای 50نفر از کارکنان قرار است احکام کارگزینی و پرسنلی بصورت دستی تهیه کنید. اگر بخواهید بصورت ابتدایی اینکار را انجام دهید باید 50 صفحه و در هر صفحه دهها داده مختلف وارد کنید و پرینت بگیرید که در اینصورت علاوه بر احتمال بالای اشتباه، بسیار خسته کننده هم خواهد بود.

ما در این مطلب قصد داریم راهی را آموزش دهیم که در عین سادگی، منجر به افزایش دقت در کار نیز خواهد شد. در این روش شما باید اطلاعات موردنظر خود را در اکسل وارد نموده و آن را با فرم موردنظر در فایل ورد پیوند بزنید.

مثال

فرض کنید قرار است برای 10 نفر از کارکنان شرکت که هر کدام از آنها در یک دوره آموزشی با اطلاعات متفاوت شرکت کرده اند، گواهی آموزشی صادر کنید.

ما به عنوان نمونه فرم زیر را در نظر گرفته ایم که به جای نقطه چین های قرمز می بایست اطلاعات مربوطه قرار داده شود.

شماره گواهی : ……….
تاریخ گواهی : ……….
بدینوسیله گواهی می شود آقای / خانم …………. فرزند ………….. با کد ملی ………………………… و کد پرسنلی ……………… ؛ دوره …………………………… را به مدت ………. ساعت از تاریخ …../……/……. تا تاریخ …../…../….. و با نمره …………………… با موفقیت به پایان رسانده است.

گام اول

در اولین گام می بایست فرم حاوی اطلاعات فوق را در یک صفحه ورد و با شکل و سیاق دلخواه، تهیه کرد.

گام دوم

در اقدام بعدی باید اطلاعات مربوط به دوره های آموزشی پرسنل را در یک فایل اکسل جمع آوری کنیم. در این مرحله نیاز به کار خاصی نیست و تنها باید برای هریک از جاهای خالی (نقطه چین های فایل ورد) یک ستون حاوی اطلاعات داشته باشیم. مانند شکل زیر:

گام سوم

حالا دو فایل در اختیار داریم. یکی فایل ورد که اطلاعات موجود در آن برای تمامی افراد یکسان است و دیگری فایل اکسلی که اطلاعات آموزشی مربوط به کارکنان در آن جمع آوری شده است.

حال فایل ورد را باز نموده و به سربرگ Mailings رفته و گزینه Select Recipients را انتخاب و از طریق گزینه Use Exsiting List فایل اکسل حاوی اطلاعات آموزشی کارکنان(تهیه شده در گام دوم) و Sheet مربوطه را انتخاب می کنیم.

حال از طریق گزینه Insert Merge Field در هر یک از نقطه چین ها، ستون حاوی اطلاعات مربوطه را قرار داده و با شکل زیر مواجه می شویم که عبارات قرمز رنگ در واقع نام سرستون های انتخاب شده هستند و برای هر نفر متغییر خواهد بود.

خب کار تمام شد و کافیست بر روی گزینه Finish & Merge کلیک و نتیجه کار را مشاهده کنید. می توانید همه برگه ها را یکجا پرینت بگیرید و یا برگه جاری را پرینت گرفته و یا شماره برگه ها را تعیین و پرینت بکیرید.

دوستان عزیز دقت کنید که این دو فایل ورد و اکسل بصورت پویا با یکدیگر مرتبط بوده و هز تغییری که در فایل اکسل ایجاد کنید در فایل ورد قابل مشاهده خواهد بود.

موفق و پیروز باشید.

سوالات خود را در مورد این مطلب به آدرس ایمیل info@naryanian.ir ارسال و یا از طریق فرم نظرات اعلام فرمائید.

چاپ اطلاعات اکسل در فرم ورد – ناریانیان | ناریان مجازی